Qué revisar cuando su empresa tiene una factura impagada

1. ¿Qué se acordó y quién asumió el pago?

Reúna el contrato, presupuesto aceptado, pedido o intercambio de mensajes que documente el encargo. Identifique la persona o entidad con la que contrató, qué debía entregarse o prestarse y las condiciones de pago acordadas. Si hubo cambios posteriores, ordénelos por fecha. El nombre que figura en una factura no siempre basta para explicar toda la relación contractual.

2. ¿Puede acreditar la entrega o la prestación?

Junto con la factura, conserve albaranes, justificantes de entrega, partes de trabajo, correos de conformidad y cualquier otra prueba pertinente. Si la otra parte cuestiona la calidad, la cantidad o el alcance del trabajo, anote cuándo planteó la objeción y qué se respondió. No altere ni descarte comunicaciones, aunque parezcan desfavorables: conocerlas permite valorar el asunto completo.

3. ¿Cuál es el importe realmente pendiente?

Compruebe si existen pagos parciales, abonos, descuentos, devoluciones o facturas rectificativas. Prepare una relación sencilla de importes y fechas, separando lo facturado, lo cobrado y lo que considera pendiente. Los posibles intereses o costes de cobro deben analizarse según el tipo de operación, lo pactado y la normativa aplicable; no se pueden asumir de forma automática para cualquier deuda.

4. ¿La deuda se reconoce o se discute?

No es lo mismo un cliente que confirma que pagará más tarde que uno que niega el encargo o alega un incumplimiento. Conserve las respuestas recibidas y las reclamaciones ya enviadas. Esa distinción orienta la valoración de una negociación, una reclamación formal o, cuando corresponda, una actuación judicial. Si el conflicto gira en torno a las obligaciones pactadas, también puede requerir un análisis mercantil del contrato.

5. ¿Hay fechas o circunstancias que aconsejan consultar pronto?

Anote la fecha del encargo, de la prestación, del vencimiento pactado y de cada comunicación relevante. Si conoce dificultades económicas de la otra parte, una reclamación de terceros o un procedimiento concursal, comuníquelo al profesional que estudie el asunto. El tiempo transcurrido y la situación del deudor pueden cambiar las opciones; no conviene esperar a tener una certeza absoluta para pedir una valoración.

Qué llevar a la primera consulta

Puede preparar una cronología de una página con quién contrató, qué se prestó, qué importe falta por cobrar, cuándo debía pagarse y qué explicación ha dado la otra parte. Acompáñela de los documentos disponibles, incluso si no están completos. Para el formulario web basta un resumen: el despacho indicará después cómo remitir documentación que contenga datos de terceros.

Si necesita valorar el siguiente paso, consulte nuestro servicio de litigación empresarial y recuperación de impagados. El examen de los documentos permitirá distinguir la reclamación de una deuda reconocida de una controversia sobre el contrato; ninguna vía garantiza por sí sola el cobro.

Fuente y alcance

La Ley 3/2004 sobre morosidad en operaciones comerciales regula determinados pagos entre empresas o profesionales y con la Administración, con exclusiones. Esta guía no determina si esa norma se aplica a una factura concreta ni sustituye el análisis de los documentos y las circunstancias del asunto.